Mission 1 : Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes ou externe du réseau

Mission 2 : Assurer les différentes taches du secrétariat du réseau

- Organiser les réunions des différentes instances (bureau, conseil d’administration, assemblée générale) et des différents groupes de travail : envoi des invitations et des relances, organisations des visioconférences, rédaction du compte-rendu en séance.

- Gérer les élections au Conseil d’Administration et Bureau de l’association Oncobretagne : appel à candidatures, gestion des votes, etc..

- Assurer la gestion de l’agenda partagé au sein de la cellule de coordination : invitation aux réunions d’équipe, aux réunions organisées par Oncobretagne et le soutien logistique de l’équipe de coordination : réservations de trains, voitures, salles de réunions, commande de matériels, etc…

- Mettre à jour les annuaires des groupes de travail, gestion de la base de données contacts et l’annuaire des RCP

- Assister les membres de l’équipe dans la réalisation d’actions ponctuelles diverses

- Veiller à la bonne circulation et à la diffusion ciblée des informations

- Participer à l’élaboration du rapport d’activité de l’association et au classement des dossiers électroniques partagés sur le serveur d’Oncobretagne

- Rédiger les comptes rendus des réunions d’équipe

Mission 3 : Assurer l’organisation logistique des journées portées par le réseau (journées scientifiques, journée régionale, webinaires, sessions d’informations…)

- Rechercher les lieux appropriés

- Organiser et participer aux réunions des comités d’organisation

-Logistique : établir les devis (locaux, traiteurs…), avant validation par la coordinatrice, règlement des factures

- Préparer les réunions du comité d’organisation en lien avec la coordinatrice

- Contacter les intervenants : organisation de leur déplacement et hébergement, assurer le suivi + le remboursement de leurs frais

- Solliciter les partenaires financiers pour chaque journée

- Mettre en place les dossiers partenaires avec les laboratoires/sociétés (devis, factures, documents officiels concernant l’association…)

- Lancer les invitations, mettre en forme le pré-programme/programme et le diffuser

- Proposer un budget prévisionnel et suivre le budget de chaque journée

- Assurer le soutien logistique (hébergeur des fonds) et participer à l’organisation des évènements organisés par le Pôle Régional de Cancérologie (PRC) et l’Unité de Coordination en OncoGériatrie (UCOG)

Mission 4 : Gérer la comptabilité de l’association

- Gérer les adhésions et les appels à cotisation du réseau chaque année

- Préparer les règlements des différentes factures

- Echanger avec l’expert-comptable en charge de la comptabilité du réseau Oncobretagne en vue du bilan annuel

Mission 5 : S’assurer de la mise à jour des référentiels régionaux/thésaurus

Mission 6 : Mise à jour du site internet

- Participer à l’alimentation et à l’actualisation du site interne

Titulaire d'un BTS ou Bac+2 secrétariat ou équivalent, idéalement complété d'une formation spécifique sur les notions médicales.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et de communication (Pack Office, Visio, WordPress, Canva, Pennylane, Zoom) et savez organiser des réunions en présentiel, à distance ou en format hybride.

Vous communiquez avec aisance auprès d'interlocuteurs variés, rédigez des comptes rendus et des courriers, savez prioriser vos activités et apportez des réponses adaptées aux demandes.

Vous êtes organisé·e, autonome, réactif·ve, curieux·se et faites preuve d'un bon sens de l'adaptation.

Doté·e d'une aisance relationnelle, vous appréciez le travail en équipe pluriprofessionnelle, communiquez sur l'avancement de vos activités, faites preuve de disponibilité, de discrétion et respectez le devoir de réserve.