·  Organisation et coordination administrative :

Aide à la gestion des agendas de la DG et planification des RDV et réunions à venir.
Rédaction et mise en forme de documents simples (notes, courriers, comptes rendus).
Mise à jour des tableaux de suivi existants au sein de la Direction générale (comptes rendus, décisions, interventions).
Mise en forme et diffusion de documents et présentations (Word, PowerPoint, etc.).
Remplacement de l’assistante de direction principale en cas d’absence.
 

·  Organisation des réunions et déplacements :

Réservation de salles et préparation logistique des réunions (pauses, commandes de plateaux repas, matériel, badges, etc.).
Planification de visioconférences.
Organisation des déplacements (réservations de transport, hébergement, transferts).
Saisie des notes de frais simples sous NOTYS.
 

·  Gestion administrative quotidienne :

Gestion des appels téléphoniques, courriers et e-mails (réception, envoi, rédaction, suivi).
Accueil des visiteurs.
Commandes de fournitures.
Classement et archivage des documents papier et électroniques.
Préparation de dossiers administratifs divers.
 

Formation requise :
BTS assistant / secrétariat de direction
 
 
Informatique :
Très bonnes connaissances Outlook et du pack Office
 
 
Spécifiques 
 
Langues :
Anglais niveau scolaire apprécié
 
 
Qualités professionnelles :
Bonne présentation, rigoureux, bon relationnel, sachant faire preuve d’initiative si nécessaire, sens de la confidentialité

Très bonne expression orale et écrite, aisance rédactionnelle.